Veel organisaties hebben de stap naar ‘procesdenken’ gemaakt. Een manier om te kijken naar de uitvoering van werk alsof het een aaneenschakeling van activiteiten is.

Procesmatig werk wordt in organisaties op verschillende manieren uitgevoerd. Uiteenlopend van gestandaardiseerd, routinematig werk tot resultaatgericht, dynamisch werk. Werk van het eerste soort valt in de categorie procesmatig werk (ook wel ‘workflow’ genoemd). Werk van het tweede soort valt in de categorie zaakgericht werk (ook wel ‘case management’ genoemd).

Kenmerkend voor ‘procesdenken’ is ook het streven naar optimalisatie. En daarvoor wordt vaak gebruik gemaakt van een low code workflow- of case management platform dat modellen (o.a. BPMN, CMMN en DMN) van processen vertaald naar een applicatie om het proces te ondersteunen. Werk stroomt zo van de ene medewerker naar de ander en van iedere zaak weet de organisatie exact in welke fase deze zich bevindt.

Indien goed toegepast resulteert het gebruik van een workflow- of case management platform in een efficiënter, meer compliant en transparant proces.

Met name in de publieke sector is transparantie van groot belang, zoals ook wordt benadrukt in de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA):

Het Kabinetsbeleid is er op gericht dat bedrijven en burgers de zaken die ze met de overheid doen digitaal moeten kunnen afhandelen. Daarvoor is het noodzakelijk dat de overheid alle informatie, die voor burgers relevant is, digitaal beschikbaar maakt. Statusinformatie over de voortgang van de behandeling van een zaak valt hier onder, evenals (deel van) de inhoud van het desbetreffende zaakdossier en een duurzame toegankelijkheid hiervan. Zaakgericht werken helpt overheidsorganisaties dus invulling te geven aan de landelijke strategie voor het realiseren van een Digitale Overheid. De NORA benoemt dit als het versterken van de informatiepositie van burgers en bedrijven.

Zaakgericht Werken – NORA Online

Om die voordelen ook daadwerkelijk te realiseren moeten organisaties o.a.:

• bepalen welk soort werk men wil ondersteunen met een platform; niet ieder platform is even geschikt voor ieder soort werk
• goed nadenken over de organisatieinrichting; een platform vereist een zekere mate van expertise en toewijding voor zowel het modelleren van processen als het gebruik van het platform
• met architecten het platform positioneren in het bestaande IT landschap; een proces kan op verschillende niveaus worden aangestuurd en een proces kan ook integreren met bestaande applicaties en services om geautomatiseerde stappen uit te voeren
• zorgen voor de nodige flexibiliteit in de uitvoering van het proces; activiteiten moeten soms abrupt gestopt worden, in een andere volgorde worden uitgevoerd of opnieuw worden uitgevoerd

Ik heb in de rol van solution architect, developer en organisatieadviseur o.a. ervaring met:

• het technisch en organisatorisch uitrollen van procesgericht werken in de organisatie, van pilot tot automation center of excellence
• het ontwikkelen van workflow applicaties met o.a. IBM BAW en Pega (gecertificeerd developer)
• het positioneren van workflow en case management in een service architectuur
• het trainen van medewerkers in het modelleren van processen en beslissingen in standaarden BPMN en DMN
• het ondersteunen van architecten bij het vormgeven van alle facetten rondom workflow en case management

Wil je meer weten over zaakgericht werken en workflow? Neem dan contact met mij op via het contactformulier